Pengambilan Keputusan

Nama : Amriani Hamzah

Nim : 094304023

Jurusan : Administrasi Pendidikan 

Universitas Negeri Makassar

Basis pengambilan keputusan (decision making) yang dilakukan oleh manajer (decision maker) biasanya didasarkan atas: a. Keyakinan, b. Intuisi, c. Fakta-fakta, d. Pengalaman, e. Kekuasaan

ü  Keyakinan; manajer (decision maker) dalam pengambilan keputusan (decision making)-nya didasarkan atas keyakinan bahwa “keputusan” (decision) inilah yang terbaik setelah diperhitungkan dan dianalisis faktor-faktor internal dan eksternal serta dampak positif dan negative dari keputusan tersebut.

ü  Intuisi; manajer dalam pengambilan keputusan didasarkan atas suara hati (intuisi)-nya, bersifat ilham dan perasaan-perasaan (good feeling)-nya. Sasaran-sasaran, pengaruh, preferensi, dan psikologis individu pengambil keputusan memegang peranan penting. Disini ilmu subjektif sangat vital. Pengambilan keputusan secara intuitif ini sacara tidak sadar dipengaruhi oleh pengetahuan masa lalu, latihan-latihan, dan latar belakang. Biasanya ia seorang aktivis, dinamis, dan senantiasa bertanya tentang situasi-situasi dan ia menemukan pemecahan atas problem-problem sulit. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi biasanya mengandalkan naluri, perasaan pribadi, kemampuan mental, tetapi setiap situasi dihadapinya dengan sikap realistis dan memutuskannya menurut perasaan saja.

ü  Fakta-fakta; pengambilan keputusan didasarkan atas hasil analisis data, informasi, dan fakta-fakta, serta didukung oleh kemampuan imajinasi, pengalaman, perspektif yang tepat, dan daya pikir untuk mengimplementasikan situasi dan kondisi masa depan. Dalam hal ini manajer jangan menjadi robot analisis data informasi, dan fakta yang komplet. Keputusan (decision) yang ditetapkan berdasarkan fakta-fakta ini relative baik, logis, rasional, dan dapat dipertanggungjawabkan serta bisa diterapkan pada setiap situasi dan kondisi.

ü  Pengalaman; manajr dalam pengambilan keputusannya didasarkan kepada pengalamannya dan pengalaman pihak-pihak lain. Pengalaman sangat berharga, memberikan petunjuk-petunjuk dan memberikan jawaban atas pertanyaan “apa yang harus dilakukan dalam situasi dan kondisi ini?”

ü  Kekuasaan; decision maker dalam pengambilan keputusan (decision maker) harus berpedoman atas kekuasaan (autority) yang dimilikinya, supaya keputusan (decision) itu sah dan legal untuk diberlakukan. Hal ini disebabkan autority merupakan dasar hukum untuk bertindak dfan berbuat sesuatu.

TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN

Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang, dll.

2. Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.

TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan:

a.       Intelligence : Pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan.

b.       Design : Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif2 pemecahan masalah.

c.        Choice : Tahap memilih dari solusi dari alternatif2 yg disediakan.

d.       Implementation : Tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.

Langah-langkah dalam Mengambil Keputusan

Baik keputusan itu terprogram ataupun tidak terprogram dan baik model yang dipilih manajer itu klasik, administrative ataupun politik, ada 6 (enam) langkah yang biasanya dianggap sebagai proses pengambilan keputusan yang efektif. Langkah-langkah tersebut yaitu :

1. Pengenalan syarat-syarat sebuah keputusan

Dalam memngambil sebuah keputusan seorang manajer harus megerti dahulu apa saja syarat-syarat yang perlu diperhatikan. Syarat-syarat tersebut yaitu dalam bentuk masalah maupun peluang. Sebuah masalah muncul ketika pencapaian organisasi kurang dari tujuan yang telah ditentukan. Sebuah peluang muncul ketika manajer melihat pencapaian yang potensial yang melebihi tujuan organisasi saat itu. Manajer melihat kemungkinan untuk meningkatkan kinerja diatas kinerja kerja yang selama ini telah dilakukan.

2. Diagnosis dan Analisis Sebab-Akibat

Diagnosis adaah langkah dalam pengambilan keputusan dimana manajer menganalisis fator-faktor sebab akibat penting yang berhubungan dengan situasi yang penting. Manajer sebaiknya menanyakan serangkaian pertanyaan untuk menspesifikasikan sebab-sebab penting, pertanyaan tersebut antara lain :

· Keadaan tidak seimbang seperti apakah yang mempengaruhi kita ?

· Kapankah keadaan ini muncul ?

· Dimanakah keadaan ini muncul ?

· Bagaimanakah keadaan ini muncul ?

· Pada siapakah keadaan ini muncul ?

· Apakah kegentingan-kegentingan dari masalah ini ?

· Apakah hubungan-hubungan dari peristiwa ini ?

· Apakah yang menjadi hasil dari aktifitas ini ?

3. Pengembangan Alternatif

Untuk keputsan yang terprogram, alternatif-alternatif bisa dengan mudah dikenali dan bahkan biasanya sudah tersedia dalam peraturan dan prosedur organisasi. Namun keputusan yang tidak terprogram mengharuskan adanya pengembangan tindakan baru yang akan dapat menjawab kebutuhan perusahaan. Bagi keputusan-keputusan yang dibuat dibawah kondisi dengan ketidak pastian yang tinggi, manajer hanya dapat mengembangkan satu atau dua solusi yang akan bisa menjadi pemuasan dalam mengatasi masalah. Namun penelitian menunjukkan bahwa membatasi alternatif merupakan sebab utama gagalnya pengambilan keputusan di organisasi.

4. Pemilihan Alternatif yang Dikehendaki

Alternatif yang terbaik adalah yang solusinya paling sesuai dengan tujuan dan nilai-nilai keseluruhan organisasi, serta mencapai hasil yang dikehendaki dengan menggunakan sumber daya paling sedikit. Manajer mencoba menyeleksi pilihan dengan risiko dan ketidakpastian paling sedikit. Manajer kemudian mencoba untuk mengukur prospek-prospek menuju sukses. Manajer dapat mengandalkan intuisi dan penglaman untuk memperkirakan jika suatu arah tindakan sekiranya akan berhasil.

5. Penerapan Alternatif Terpilih

Tahap penerapan ini adalah tahap dimana kemampuan manajerial, administrative, dan tahap persuasive yang dimiliki seorang manajer akan digunakn untuk menjamin bahwa alternative terpilih akan dijalankan. Kesuksesan alternative terpilih ini akan bergantung pada bisa tidaknya alternative ini diterjemahkan menjadi suatu tindakan

6. Evauasi dan Umpan Balik

Pada tahap evaluasi yang merupakan bagain proses pengambilan keputusan. Para pengambil keputusan akan mendapatkan informasi tentang seberapa baiknya mereka menerapkan keputusan yang telah mereka ambil dan apakah penerapan ini efektif dalam mencapai tujuan mereka. Umpan balik adalah hal yang penting karena pengambilan keputusan adalah proses yang berkelanjutan dan tidak pernah berakhir. Umpan balik memberikan informasi pada pengambil keputusan yang nantinya bisa membentuk siklus pengambilan keputusan yang baru.

Gaya Pengambilan Keputusan

Gaya pribadi pengambilan keputusan mengacu pada perbedaan di antara orang-orang yang berhubungan dengan cara mereka mengevaluasi masalah, mengembangkan alternatif-alternatif, dan membuat pilihan. Sebuah penelitian telah menemukan 4 (empat) gaya pengambilan keputusan. Gaya tersebut yaitu :

1. Gaya Direktif

Digunakan oleh orang-orang yang lebih memilih solusi masalah yang sederhana dan jelas. Seseorang yang memilih gaya ini biasanya bersifat efisien dan rasional dan memilih untuk mengandalkan peraturan atau prosedur yang ada dalam mengambil keputusan.

2. Gaya Analisis

Senang mempertimbangkan solusi yang kompleks berdasarkan data sebanyak mungkin yang dapat mereka kumpulkan.

3. Gaya Konseptual

Orang-orang yang cenderung kearah gaya konseptual juga senag memperhatikan sejumlah besar informasi. Mereka juga lebih berorientasi social daripada mereka yang menyukai gaya analisis.

4. Gaya Perilaku

Gaya yang digunakan oleh manajer yang memiliki perhatian mendalam terhadap orang sebagai individu.

Mengapa Manajer Mengambil Keputusan yang Salah ?

Beberapa factor yang menyebabkan seorang manajer membuat keputusan yang salah diantaranya yaitu :

1. Terpengaruh oleh kesan pertama

Ketika sedang memikirkan atau mempertimbangkan sebuah keputusan, pikiran sering kali memberikan bobot yang tidak sesuai dengan informasi pertama yang diterimanya.

2. Membenarkan keputusan-keputusan yang lalu

Banyak manajer yang jatuh ke dalam jebakan dengan membuat pilihan yang membenarkan keputusan-keputusan yang lalu, bahkan jika keputusan tersebut tidak lagi sah.

3. Melihat apa yang akan dilihat

Sangatlah penting bagi manajer untuk jujur pada dirinya sendiri tentang motif yang dimilikinya serta penting juga bagi manajer untuk menguji semua bukti yang ada dengan cara menilai yang setara.

4. Mempertahankan status quo

Manajer mungkin mendasarkan keputusannya pada apa yang telah berhasil dimasa lalu dan gagal mengeksplorisasi pilihan-pilihan baru, menggali informasi tambahan atau menyelidiki teknologi baru.

5. Terpengaruh oleh kerangka masalah

Respons keputusan manajer dapat dipengaruhi oleh sekadar bagaimana masalah itu disampaikan oleh kata-kata.

6. Terlalu percaya diri

Sebagian besar orang memandang terlalu tinggi terhadap kemampuannya dalam memperkirakan hasil yang tidak pasti.

Pengambilan Keputusan Kelompok yang Inovatif

Manajer memang membuat beberapa keputusan sendirian, tetapi para pengambil keputusan sering kali berkelompok. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengambilan keputusan keputusan kelompok yang inovatif yaitu :

a. Mulailah dengan curahan gagasan

Kunci untuk melakukan curahan gagasan yang efektif adalah bahwa setiap orang dapat mengembangkan ide milik rang lain, semua ide dapat diterima meskipun ide tersebut kedengaran gila. Tujuan dari curahan gagasan adalah untuk mengumpulkan ide sebanyak mungkin.

b. Terlibat dalam perdebatan yang sengit

Kunci yang penting dalam membuat keputusan yang lebih baik adalah dengan melakukan perdebatan yang sengit mengenai masalah yang ada. Perdebatan yang sengit dapat dipicu dengan beberapa cara. Salah satu caranya yaitu dengan meyakinkan diri bahwa suatu kelompok itu memiliki perbedaan usia dan jenis kelamin, bidang keahlian, tingkat hirearki dan pengalaman kerja.

c. Hindari Groupthink

Groupthink adalah kecenderungan anggota kelompok untuk tidak mengutarakan opini-opini yang bertentangan. Ketika para anggota kelompok yang jatuh dalam gropthink, hasrat untuk selalu harmonis mengalahkan pertimbangan untuk mendapatkan keputusan yang berkualitas. Anggota kelompok lebih mementingkan menjaga persatuan daripada meragukan permasalahan dan alternative secara realistis.

d. Tahu kapan harus gagal

Dalam lingkungan yang bergerak cepat, manajer yang baik akan berani mengambil risiko dan belajar dari kesalahan, tetapi manajer yang baik juga tidak ragu untuk menghentikan hal yang tidak akan berhasil.

Menentukan Masalah. Proses pembuatan keputusan diawali dengan identifikasi masalah oleh manajer. Masalah tersebut harus yang sesungguhnya, bukan rekaan. Jika masalah tidak ditentukan secara akurat, setiap langkah pengambilan keputusan akan salah pijakannya dan keputusan pun tidak akan menyelesaikan masalah yang sesungguhnya. Salah satu cara mengenali masalah yang sesungguhnya adalah dengan memisahkan masalah dari kembangan-kembangannya (simptom).

Ellen A. Benowitz mengklasikan antara masalah dan simptom-nya sebagai berikut :

Menentukan Batasan Masalah. Setiap manajer ingin membuat keputusan terbaik. Untuk itu, mereka harus punya sumber daya yang ideal seperti informasi, waktu, personil, perlengkapan, dan supply serta kemampuan menentukan batasan masalah.  Secara realitis, manajer beroperasi di suatu lingkungan yang normalnya tidak menyediakan sumber daya ideal. Misalnya, mereka kekurangan anggaran atau tidak punya informasi dan budget yang cukup. Sebab itu, mereka harus menentukan batasan masalah disela-sela kekurangan tersebut.

Mengembangkan Alternatif Jawaban. Tekanan waktu kerap menyebabkan manajer hanya membuat keputusan berdasar satu pertimbangan jawaban. Namun, penyelesaikan masalah yang baik harus melalui pengujian, dan pemberian keputusan secara cepat bukanlah solusi permanen. Sebab itu, manajer harus berpikir melalui dan menyelidiki beberapa solusi alternatif bagi satu masalah sebelum cepat membuat keputusan.

Salah satu metode terkenal dalam membangun alternatif adalah “brainstorming.” Pada metode ini, sekelompok manajer kerja secara bersama guna menghasilkan gagasan dan solusi alternatif. Asumsi di balik brainstorming adalah, dinamika kelompok merangsang pemikiran. Pemikiran manajer A bertemu dengan manajer B, dan seterusnya. Gagasan tersebut menular pada satu sama lain dan solusi pun mengalir. Biasanya metode brainstorming memakan waktu 30 menit hingga 1 jam. Dalam brainstorming, terdapat aturan sebagai berikut :

ü  Konsentrasi pada Masalah. Aturan ini membatasi diskusi dan menghindari kecenderungan meluaskan persoalan atau membahas masalah lain.

ü  Sikapi seluruh Gagasan. Idealnya, makin banyak ide yang muncul makin baik. Dengan kata lain, tidak ada ide yang buruk. Upaya membebaskan kelompok tersebut untuk menawarkan jawaban adalah penting. Partisipan harus melontarkan gagasan, betapapun konyolnya itu.

ü  Penekanan pada Gagasan yang Cocok. Seluruh penilaian jangan dulu dilakukan sebelum seluruh pemikiran dilontarkan, dan kelompok manajer tersebut harus menentukan gagasan terbaik.

Selain metode brainstorming, metode pencarian alternatif jawaban dapat berupa Nominal Group ataupun Delphi. Nominal Group melibatkan penggunaan pertemuan yang terstruktur, lengkap dengan agenda, dan membatasi diskusi atau komunikasi pribadi selama proses pembuatan keputusan. Teknik Delphi adalah teknik dimana partisipan tidak bertemu muka, tetapi pemimpin kelompok menggunakan kuesioner untuk membuat keputusan.

Menganalisa setiap alternatif. Tujuan langkah ini adalah menguji daya jawab masing-masing alternatif jawaban. Manajer harus mengidentifikasi keuntungan dan kerugian dari tiap alternatif sebelum membuat keputusan akhir. Evaluasi atas alternatif dapat dilakukan dengan sejumlah cara, misalnya :

ü  Menentukan pro dan kontra setiap alternatif

ü  Melakukan analisis untung-rugi atas tiap alternatif

ü  Mempertimbangkan feasibility (dapatkan dilakukan?), efektivitas (bisakah menyelesaikan masalah?), dan konsekuensi (apa dampaknya secara finansial dan non finansial bagi organisasi).

Memilih Alternatif. Setelah manajer memilih seluruh alternatif, ia wajib memutuskan satu yang terbaik. Alternatif terbaik adalah yang menghasilkan banyak keuntungan dan sedikit ruginya. Kadang, proses pemilihan dapat berlangsung cepat seperti yang banyak pro-nya ketimbang kontra-nya. Kadang pula, solusi optimal merupakan kombinasi antar alternatif.

Melaksanakan Keputusan. Manajer dibayar untuk membuat keputusan. Namun, sesungguhnya juga mereka dibayar untuk memperoleh hasil dari keputusan tersebut. Hasil positif harus mengikuti suatu keputusan. Setiap orang yang terlibat dalam pembuatan keputusan harus tahu peran mereka masing-masing atas keputusan tersebut. Guna memastikan pekerja paham perannya, manajer harus menggunakan program, prosedur, aturan, atau kebijakan guna membantu mereka dalam proses pembuatan keputusan.

Memastikan sistem kontrol dan evaluasi atas keputusan. Tindak penerapan keputusan harus dimonitor. Sistem evaluasi harus menghasilkan umpan balik seputar berapa baik keputusan diterapkan. Apa saja hasilnya, dan penyesuaian apa yang dibutuhkan untuk beroleh hasil yang dimaksud tatkala keputusan dibuat.

Dalam rangka mengevaluasi keputusannya, manajer perlu mengumpulkan onformasi guna menentukan efektivitasnya. Apakah masalah sesungguhnya terselesaikan? Jika tidak, apakah keputusan itu mendekati penyelesaian masalah yang sesungguhnya atau sekadar baru menghampiri masalah?

Jika keputusan yang dibuat seorang manajer tidak menyelesaikan masalah, ia perlu menggambarkan apa yang salah. Manajer bisa melakukannya secara berikut :

ü  Salahkah alternatif jawabannya? Jika “ya” mungkin alternatif lain lebih cocok.

ü  Apakah alternatif jawaban yang benar tidak dilaksanakan secara sempurna? Jika “ya” manajer harus fokus pada langkah penerapan ketimbang membuat keputusan baru.

ü  Apa masalah intinya tidak dikenali secara tepat? Jika “ya” proses pembuatan keputusan kembali harus dilakukan dari awal.

ü  Apa waktunya mencukupi untuk menerapkan keputusan yang dibuat? Jika “tidak” manajer harus memberi tambahan waktu dan mengevaluasi ulang di masa datang.