Penyusunan Rancangan Pelaksanaan Evaluasi & Monitoring Diklat

H. Penyusunan Rancangan Pelaksanaan Evaluasi & Monitoring Diklat

Secara logis dan sistematis langkah-langkah pelaksanaan evaluasi pelatihan sebagai berikut.

Langkah 1:

Persiapan Evaluasi atau Penyusunan Desain Evaluasi

Pada langkah ini terdapat tiga kegiatan pokok yang berkaitan dengan pelaksanaan evaluasi yaitu: menentukan tujuan atau maksud evaluasi, merumuskan infromasi yang akan dicari atau memfokuskan evaluasi dan menentukan cara pengumpulan data.

Rinciannya sebagai berikut:

1. Menentukan Tujuan / Maksud Evaluasi

Beberapa kriteria yang digunakan dalam merumuskan tujuan evaluasi adalah: a. kejelasan, b. keterukuran, c. kegunaan dan kemanfaatan, d. relevansi dan kesesuaian atau compatibility.

Jadi tujuan evaluasi harus jelas, terukur, berguna, relevan dan sesuai dengan kebutuhan pengembangan program diklat.

2. Merumuskan Informasi atau Memfokuskan Evaluasi:

Dalam merumuskan pernyataan evaluasi harus berdasarkan kepada tujuan evaluasi. Terdapat beberapa metode dalam merumuskan pertanyaan evaluasi yaitu: a. Menganalisis objek b. Menggunakan kerangka teoritis c. Memanfaatkan keahlian dan pengalaman dari luar d. Berinteraksi dengan sponsor atau audien kunci e. Mendefinisikan Tujuan Evaluasi f. Membuat pertanyaan tambahan atau bonus.

3. Menentukan Cara Pengumpulan Data

Pada langkah ini ditentukan metode evaluasi yang ditempuh, misalnya survei atau yang lain, ditentukan pula pendekatan dalam pengumpulan data. Terdapat beberapa prosedur pengumpulan data dengan pendekatan kuantitatif, yaitu:

a. observasi, b. tes, c. survei atau survei dengan kuisioner.

Langkah 2:

Mengembangkan Instrumen

Setelah metode pengumpulan data ditentukan, selanjutnya dutentukan pula bentuk unstrumen yang akan digunakan serta lepada siapa instrumen tersebut ditujukan (respondennya). Kemudian, segera dapat dikembangkan butir-butir instrumen.

Terdapat syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh instrumen evaluasi sebagai berikut:

a.       Validitas : Validitas adalah keabsahan instrumen dalam mengukur apa yang seharusnya diukur

b.      Reliabilitas : Reliabilitas adalah ketetapan hasil yang diperoleh, misalnya bila melakukan pengukuran dengan orang yang sama dalam waktu yang berlainan atau orang yang lain dalam waktu yang sama.

c.       Objektivitas : Tujuan dari objektifitas ini adalah supaya penerjemahan hasil pengukurasn dalam bilangan atau pemberian skor tidak terpengaruh oleh siapa yang melakukan.

d.      Standarisasi : Instrumen evaluasi harus distandarisasi, karena memiliki karakteristik umum seperti item tersusun secara sistematis dan terstuktur, kemudian petunjuk khusus pengisian dan pengolahan diberikan dengan jelas, dan disertai pula oleh penunjuk tentang bagaimana kerahasiaan informasi dijaga.

e.       Relevansi : Seberapa jauh dipatuhinya ketentuan-ketentuan atau kriteria yang telah ditetapkan untuk memilih berbagai pertanyaan agar sesuai dengan maksud instrumen.

f.       Mudah digunakan Instrumen tersebut hendaknya disusun sedemikian rupa sehingga mudah digunakan.

Langkah 3:

Mengumpulkan dan Menganalisis Data serta menafsirkannya

Pada langkah ini sudah mulai untuk terjun ke lapangan mengimplementasikan disain yang telah dibuat, mulai dari mengumpulkan dan menganalisis data, menginterpretasikan, dan menyajikannya dalam bentuk yang mudah dipahami dan komunikatif.

1. Mengumpulkan Data

Dalam melakukan pengumpulan data ini dilakukan dengan berbeda-beda pada tiap masing-masing level. Pada level reaksi data yangg dikumpulkan berupa data kuantitatif dengan menggunakan metode survey melalui kuisioner. Kemudian pada level pembelajaran data yang dikumpulkan berupa data kuantitatif dengan menggunakan metode survey berupa tes.

Selanjutnya pada level tingkah laku, data yang dikumpulkan melalui observasi atau dapat juga dengan rencana aktifitas (Action Plan) yaitu rencana tahapan tindakan yang akan dilakukan oleh peserta pelatihan dalam mengimplementasikan hasil pelatihan yang telah diikuti, dalam hal ini para peserta harus mempunyai sautu sasaran peningkatan kinerja/kompetensi yang bersangkutan dalam unit kerja masing-masing yang kemudian diukur dengan mengunakan patokan kinerja/kompetensi yang bersangkutan. Kemudian yang terakhir, yaitu pada level keempat level hasil atau dampak, pada data yang dikumpulkan dapat melalui atasan, peserta pelatihan, bawahan atau rekan kerja (client).

2. Menganalisis Data dan Menafsirkannya

Setelah data yang diperlukan sudah terkumpul, maka langkah berikutnya adalah dianalisis. Dalam menganalisa data dan menafsirkannya harus berdasarkan hasil data yang telah berhasil didiapatkan.

Langkah 4:

Menyusun Laporan

Melaporkan merupakan langkah terakhir kegiatan evaluasi pelatihan. Laporan disusun dengan kesepakatan yang telah disepakati. Langkah terakhir evaluasi ini erat kaitannya dengan tujuan diadakannya evaluasi.

Langkah-langkah tersebut dapat dengan digunakan untuk menjawab sejauh mana evaluasi pelatihan yang akan dilakukan dan bagaimana pelaksanaan proses pelatihan dari awal hingga akhir sehingga memberikan hasil untuk improvisasi pada pelatihan-pelatihan selanjutnya.