Prinsip Manajemen Perkantoran

PRINSIP MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

 

1.   Perencanaan Pekerjaan

Perencanaan pekerjaan adalah bagian integral dan strategi perusahaan dan proses perencanaan SDM. Perencanaan pekerjaan yaitu suatu perencanaan yang memuat hal- hal yang bersifat teknis seperti cara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil mencapai tujuan yang lebih tinggi. Suatu proses mempersiapkan usaha atau kegiatan yang akan dilakukan secara sistematis dan logis untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya oleh pimpinan.

Untuk menyusun perencanaan pekerjaan, harus dilakukan serangkaian kegiatan kongkrit sebagai berikut : 

a.       Mengumpulkan informasi dan data yang diperlukan.

b.      Mengumpulkan pemikiran-pemikiran tentang materi yang  direncanakan.

c.       Menentukan tujuan yang hendak dicapai

d.      Menentukan apa saja yang harus dilakukan berikut urutan  pelaksanaan untuk mencapai tujuan.

e.       Menentukan fasilitas yang diperlukan.

f.       Menentukan kapan dan di mana harus dilaksanakan.

g.      Menentukan oleh siap dan berapa lama harus dilaksanakan.

h.      Menentukan mengapa dan bagaimana cara melaksanakannya

 

Proses Perencanaan Kerja

Proses perencanaan kerja memerlukan beberapa tahapan kegiatan sebagai berikut :

1)      Melaksanakan langkah-langkah pendahuluan

a)      Meninjau keadaan termasuk kemungkinan.

b)      Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyusun rencana.

c)      Memastikan adanya peraturan kebijaksanaan atau usaha-usaha  lain yang berkaitan dalam arti mendukung rencana atau kebalikannya.

d)     Memastikan pengesahan rencana yang merupakan tahap akhir persiapan menyusun seluruh rencana.

 

 

2)      Menyusun rencana

Pada tahap ini seluruh persiapan rencana selesai dibicarakan, lalu dilakukan penyusunan rencana yang mencakup tujuan, kegiatan yang diperlukan, pembiayaan, penanggungjawab dan bagian dari kantor yang melaksanakan dan sebagainya. 

3)      Melaksanakan rencana

Pada tahap ini perencanan kerja yang sudah selesai disusun dilaksanakan dalam operasi-operasi kerja kongkrit sesuai dengan yang tercantum di dalam perencanaan kerja.

4)      Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan

Pada waktu pelaksanaan, pengawasan perlu dilakukan yang bertujuan :

a)      Memastikan pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan yang  direncanakan.

b)      Mengecek ada tidaknya penyimpanan dalam pelaksanaan.

5)      Mengadakan evaluasi terhadap seluruh pelaksanaan termasuk pengawas  Evaluasi (penilaian, pertimbangan dan penyimpulan) perlu dilakukan terhadap seluruh perecanaan kerja dimulai dari awal sampai selesai. Evaluasi ini juga merupakan alat bantu terhadap pengawasan. Dengan evaluasi yang terus menerus, maka satu perencanaan kerja dalam pelaksanaannya mestinya tidak sampai gagal, karena usaha evaluasi dapat dengan cepat mengetahui jikalau terjadi kejanggalan yang menjurus ke arah kegagalan rencana. Dengan evaluasi, kejanggalan itu bisa diperbaiki.

 

Jenis-jenis Perencanaan Kegiatan

Perencanaan berwujud kongkrit sebagai rencana dan perencanaan kerja berwujud kongkrit sebagai rencana kerja. Dalam perencanaan ada bermacam-macam rencana. Ciri-ciri rencana itu ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :

a.       Ruang Lingkup

Macam rencana yang ditinjau dari ruang lingkup antara lain adalah

1)      Rencana kebijaksanaan   : rencana ini hanya memuat pokok-pokok pikiran mengenai materi rencana berikut metode pelaksanaannya.

2)      Rencana program atau proyek : rencana ini bersifat lebih nyata, sudah memuat hal-hal kongkrit mengenai pelaksanaan rencana karena sudah dilengkapi dengan  perhitungan biaya

3)      Rencana operasional : rencana ini merupakan rencana pelaksanaan, memuat kegiatan-kegiatan operasional yang nyata berikut sasaran yang mau dicapai sesuai tujuan rencana.

b.      Jangka waktu

Ditinjau dari segi jangka waktuada tiga macam rencana :

1)      Rencana jangka panjang  : rencana ini membutuhkan waktu yang lama sekali dalam pelaksanaannya sampai selesai  dan biasanya merupakan rencana mengenai suatu usaha atau suatu masalah yang berukuran besar.  

2)      Rencana jangka pendek : rencana ini biasanya dibuat untuk mengatasi masalah yang  muncul seketika dan bersifat mendesak secepatnya untuk dilaksanakan. 

3)      Rencana jangka sedang : rencana ini merupakan rencana yang bersifat di antara rencana panjang dan rencan pendek

c.       Materi

Ditinjau dari segi materi ada bermacam-macam rencana antara lain adalah

1)      Rencana finansial  : tentang keuangan  

2)      Rencana pendidikan : tentang pendidikan 

3)      Rencana produksi : tentang pembuatan barang di dalam satu perusahaan 

4)      Rencana penjualan : tentang usaha pemasaran barang oleh satu perusahaan

d.      Administrasi pemerintahan

Macam rencana ditinjau dari segi administrasi pemerintahan antara lain adalah ;

1) Rencana nasional : mencakup seluruh negeri

2) Rencana daerah  : Antara lain berukuran propinsi

3) Rencana perkotaan : mengenai kota-kota

4) Rencana pedesaan  : mengenai desa-desa.

e.       Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah

Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah macam rencana ditinjau dari segi kemasyarakatan atau keseluruhan masalah antara lain adalah ;

1)      Rencana umum mencakup lapisan masyarakat atau keseluruhan masalah yang dibicarakan.

2)      Rencana khusus hanya mengenai sebagian dari masyarakat atau sebagian dari masalah yang dibicarakan.

 

2.   Pengorganisasian Pekerjaan

Pengorganisasian pekerjaan adalah suatu proses pembagian kerja atau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Dalam suatu pengorganisasian pada prinsipnya berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya manusia agar dapar bekerja sama dalam suatu sistem kerja sama dengan harapan dapat mencapai tujuan organisasi.

 

Prinsip Organisasi

Prinsip pengorganisasian pekerjaan merupakan hal yang terpenting bagi suatu perusahaan atau organisasi. Prinsip akan menghasilkan keefisienan dalam penggunaan sumber daya perusahaan, khususnya sumber daya manusia dan keuangan ada 6 prinsip yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi:

a.       Spesialisasi Pekerjaan

b.      Departementalisasi

c.       Rantai Komando

d.      Rentang Pengawasan

e.       Sentralisasi dan Desentralisasi

f.       Formalisasi

 

Pengorganisasian dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemencaran
(desentralisasi)

a.       Asas Sentralisasi

Dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan – satuan organisasi yang memikul pekerjaan – pekerjaan operatif. Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas – tugas induk yaitu misalnya : mengetik, surat – menyurat, menyalin warkat atau memelihara arsip.

b.      Asas Desentralisasi

Berdasarkan asas ini masing – masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas – tugas induk nya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas – tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat – warkat, dan mengurus kamar arsip untuk menyimpan surat – suratnya.

 

3.   Pengordinasian Pekerjaan

Pengordinasian pekerjaan adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan untuk mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.

 

Adapun kegiatan dalam pengordinasian pekerjaan yaitu :

a.       Kebijakan

b.      Rencana

c.       Prosedur dan tata kerja

d.      Rapat dan taklimat (Briefing)

e.       Surat keputusan bersama atau surat edaran bersama

 

Bentuk-bentuk pengordinasian pekerjaan yaitu :

a.       Forum

b.      Tim,panitia,kelompok kerja

c.       Dewan atau badan

d.      System satu atap (one roof system) atau system satu pintu (one door system).

 

Pedoman Koordinasi

a.       Koordinasi harus terpusat,  sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.

b.      Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.

c.       Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

d.      Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

 

Teknik pengordinasian pekerjaan yaitu :

a.       Menghargai pendapat orang lain

b.      Melakukan interaksi

c.       Mengendalikan kesepakatan

d.      Memperhatikan semua factor pendukung yang akan dapat membantu terlaksananya keputusan yang akan di ambil atau terwujudnya rencana tindak yang telah di putuskan

e.       Menentukan strategi atau langkah-langkah tindakan  yang akan di lakukan untuk setiap factor pendukung yang telah di tentukan sebelumnya.

f.       Mengikutsertakan semua pihak yang terkait dalam proses koordinasi dan hubungan kerja,baik :

1)      Individu atau kelompok individu atau instansi yang berada di dalam organisasi.

2)      Individu atau kelompok individu atau instansi yang berada di luar organisasi.

g.      Proses penyusunan saran tindakan secara konkrit dan terinci.

 

Tujuan pengordinasian pekerjaan sebagai berikut :

a.       Menghilangkan dan menghindarkan perasaan terpisah satu sama lain antara atasan dan bawahan.

b.      Menghindarkan perasaan atau pendapat bahwa dirinya atau jabatannya merupakan yang paling penting.

c.       Mengurangi dan menghindakan kemungkinan timbulnya pertentangan antar pejabat dan pelaksana.

d.      Menghindarkan timbulnya rebutan fasilitas.

e.       Menghindarkan terjadinya peristiwa menunggu yang memakan waktu lama.

f.       Menghindarkan kemungkinan terjadinya kesamaan pekerjaan sesuatu kegiatan.

g.      Menghindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan sesuatu program atau kekosongan pengerjaan tugas oleh para manajer.

h.      Menumbuhkan kesadaran tugas oleh para manajer untuk saling memberikan bantuan satu sama lain terutama bagi mereka yang berada dalam wilayah yang sama.

i.        Menumbuhkan kesadaran para manajer untuk saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama dan bekerjasama dalam memecahkannya.

j.        Memberikan jaminan tentang kesatuan langkah di antara para atasan atau bawahan.

k.      Menjamin adanya kesatuan langkah dan tindakan diantara manajer.

l.        Menjamin kesatuan sikap diantara manajer.

m.    Menjamin kesatuan kebijaksanaan di antara manajer dalam wilayah tertentu.

 

4.   Pengendalian Pekerjaan

Pengendalian Pekerjaan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, sehingga pelaksanaan kerja dan rencana kerja yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan.

 

Tujuan pengendalian pekerjaan

a.       Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana.

b.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan-penyimpangan.

c.       Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya.

 

Macam-Macam Pengendalian Pekerjaan

a.       Internal control, pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya.

b.      External contro, pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar.

c.       Formal control, pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun eksternal

d.      Informal control, penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung.

 

Adapun kegiatan pengendalian pekerjaan yaitu :

a.       Penyedia budget : Sales budget, Production budget, Cost Production Budget, Step budget, Purchasing budget, Personnel budget, Cash & Financial budget, Master budget (budget keseluruhan)

b.      Mengakuisisi bisnis yang tak terkait

c.       Memperkenalkan produk atau merek baru dalam lini produk

d.      Memperkenalkan produk atau merek baru dalam lini produk

e.       Memesan iklan TV

f.       Menentukan anggaran

g.      Menjelaskan proyek riset individual

h.      Memutuskan lingkup dan arah riset

i.        Mengendalikan organisasi riset

j.        Mengubah rasio utang/modal

k.      Memperluas pabrik

l.        Memesan ulang suatu barang

Personal observation

m.    Report

n.      Financial statement

o.      Statistik

p.      Break event point

q.      Intenal Audit

r.        Auditing

 

Jenis-Jenis Pengendalian Pekerjaan

a.       Pengendalian karyawan, ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan.

b.      Pengendalian keuangan, ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan.

c.       Pengendalian produksi, ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

d.      Pengendalian waktu, ditujukan kepada penggunaan waktu, apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak.

e.       Pengendalian teknis, ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

f.       Pengendalian kebijaksanaan, ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.

g.      Pengendalian penjualan, ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.

h.      Pengendalian inventaris, ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

i.        Pengendalian pemeliharaan, ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris kantor dipelihara dengan baik atau tidak, jika rusak apakah masih bisa diperbaiki atau tidak.

 

5.   Pemberdayaan Pegawai

Pemberdayaan pegawai adalah pemberian wewenang kepada pegawai untuk merencanakan (planning), mengendalikan (controlling) dan membuat keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya, tanpa harus mendapatkan otorisasi secara eksplisit dari manajer diatasnya (Hansen & Mowen 2007). Spreitzer (1995) mendefinisikan pemberdayaan sebagai suatu proses dimana individu mempunyai kekuasaan untuk berpartisipasi secara langsung untuk mengendalikan dan mempengaruhi suatu kejadian yang memiliki efek langsung terhadap kehidupannya. Gibson (1995) mendefinisikan pemberdayaan pegawai (individual empowerment) sebagai pemberian kesempatan dan dorongan kepada para pegawai untuk mendayagunakan bakat, ketrampilan-ketrampilan, sumberdaya-sumberdaya, dan pengalaman-pengalaman mereka untuk menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu. Menurut Carver (1993) dalam Suryana (2009),  pemberdayaan merupakan suatu proses pembentukan lingkungan dan struktur yang baik sehingga seseorang dapat memberikan kontribusi secara penuh melalui keterampilan terbaiknya.

Adapun tugas dari pemberdayaan pegawai yaitu :

a.       Mengetik (Typing)

b.      Menghitung (Calculating)

c.       Memeriksa (Checking)

d.      Menyimpan Warkat/Arsip (Filing)

e.       Menelepon (Telephoning)

f.       Menggandakan (Duplicating)

g.      Mengirim Surat (Mailing)

h.      Menyurat (Korespondensi)

i.        Menyortir

j.        Dan Kegiatan lain.

 

6.   Komunikasi

Dalam pengertiannya yang umum, komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.

Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat  gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai  pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang berikut:

a.       Komunikator

Pengirim (sender) yang mengirim pesan kepada komunikan dengan menggunakan media   tertentu. Unsur yang sangat berpengaruh dalam komunikasi, karena merupakan awal (sumber) terjadinya suatu komunikasi

b.      Komunikan.

Penerima (receiver) yang menerima pesan dari komunikator, kemudian memahami, menerjemahkan dan akhirnya memberi respon.

c.       Media.

Saluran (channel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan sebagai sarana berkomunikasi. Berupa bahasa verbal maupun non verbal, wujudnya berupa ucapan, tulisan, gambar, bahasa tubuh, bahasa mesin, sandi dan lain sebagainya.

d.      Pesan.

Isi komunikasi berupa pesan (message) yang disampaikan oleh Komunikator kepada Komunikan. Kejelasan pengiriman dan penerimaan pesan sangat berpengaruh terhadap kesinambungan komunikasi.

e.       Tanggapan.

Merupakan dampak (effect) komunikasi sebagai respon atas penerimaan pesan. Diimplentasikan dalam bentuk umpan balik (feed back) atau tindakan sesuai dengan pesan yang diterima.

Faktor utama dalam komunikasi kantor yaitu :

a.       Kecepatan  : faktor ini menentukan apakah komunikasi akan dilakukan dalam surat biasa, surat kilat atau telegram misalnya.

b.      Kecermatan : faktor ini menetukan apakah angka angka itu dikirim secara tertulis atau disampaikan melalui telepon yang mungkin salah didengar misalnya.

c.       Keselamatan : faktor ini menentukan apakah sebaiknya dihantarkan atau diposkan misalnya.

d.      Kerahasiaan  : faktor ini menentukan apakah warta dikirm melalui teleks atau pos tercatat.

e.       Warkat : faktor ini menentukan apakah komunikasi perlu dengan surat atau cukup dengan komunikasi lisan.

f.       Kesan  : Faktor ini dapat menentukan apakah cukup dengan stensilan atau dicetak dengan mewah.

g.      Biaya : Semua unsur biaya harus dipertimbangkan dalam pemilihan sesuatu sarana komunikasi.

 

Pedoman Dalam Berkomunikasi

Komunikasi yang baik adalah komunikasi dimana pesan-pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik tanpa menimbulkan perasaan negatif. Ada beberapa pedoman untuk menjalin komunikasi yang baik, yaitu antara lain:

a.       Berkomunikasi dengan berpedoman pada nilai-nilai Islam.

b.      Setiap situasi komunikasi mempunyai keunikan.

c.       Kunci sukses komunikasi adalah umpan balik.

d.      Komunikasi bersemuka adalah bentuk komunikasi yang paling efektif.

e.       Setiap pesan komunikasi mengandung unsur informasi sekaligus emosi.

f.       Kata adalah lambang untuk mengekspresikan pikiran atau perasaan yang     terbuka untuk ditafsirkan.

g.      Semakin banyak orang yang terlibat, komunikasi semakin kompleks.

h.      Dapat terjadi gangguan dalam penyampaian pesan komunikasi.

i.        Perbedaan persepsi mengganggu keefektifan sampainya pesan.

j.        Orang berkomunikasi sesuai dengan situasi komunikasi yang diharapkannya.

 

Sikap Dalam Berkomunikasi

Ada beberapa sikap yang perlu dicermati oleh seseorang dalam berkomunikasi, khususnya  komunikasi verbal,  yaitu antara lain:

a.       Berorientasi pada kebenaran (truth).

b.      Tulus (sincerity).

c.       Ramah (friendship).

d.      Kesungguhan (Seriousness).

e.       Ketenangan (poise).

f.       Percaya diri (self convidence).

g.      Mau mendengarkan dengan baik (good listener)

 

Teknik Berkomunikasi Secara Efektif

Sebagaimana disebutkan di atas, bahwa komunikasi efektif tejadi apabila suatu pesan yang diberitahukan komunikator dapat diterima dengan baik atau sama oleh komunikan, sehingga tidak terjadi salah persepsi. Karena itu, dalam berkomunikasi, khususnya  komunikasi verbal  dalam forum formal,  diperlukan langkah-langkah yang tepat. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:

a.       Memahami maksud dan tujuan berkomunikasi.

b.      Mengenali komunikan (audience).

c.       Berorientasi pada tema komunikasi.

d.      Menyampaikan pesan dengan jelas

e.       Menggunakan alat bantu yang sesuai.

f.       Menjadi pendengar yang baik.

g.      Memusatkan perhatian.

h.      Menghindari terjadinya gangguan.

i.        Membuat suasana menyenangkan.

j.        Memanfaatkan bahasa tubuh dengan benar.

 

 

 

7.   Tatanan Kantor

Tatanan kantor atau biasa disebut juga Layout adalah salah satu penunjang sistem kerja yang harus diperhatikan dalam perkantoran. Di Indonesia, banyak sekali terdapat perkantoran dengan skala produktivitas besar, menengah dan kecil dengan sistem tata ruang yang sangat bervariasi, dimana masing-masing sistem saling berhubungan dalam menunjang proses kerja

 

Standar Ruang Kantor

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yagn antara lain menetapkan prsayratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.  Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

a.       Kebersihan  : bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih

b.      Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai. Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas

c.       Suhu Udara : temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)

d.      Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja

e.       Penerangan Cahaya  : cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya

f.       Fasilitas kesehatan  : kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya

g.      Fasilitas Cuci  : ruang cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.

h.      Air minum : air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus

i.        Tempat pakaian : dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah

j.        Tempat duduk  : petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu

k.      Lantai, gang , dan tangga : lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar

l.        Mesin : bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih

m.    Beban berat : petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan

n.      Pertolongan pertama  : dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu

o.      Penjagaan kebakaran  : alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran

p.      Pemberitahuan kecelakaan  kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib
Demikianlah sekedar contoh mengenai beberapa ketat dan lengkap persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh suatu kantor di negara maju saat ini.

 

Faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Kantor

1.      Cahaya.

Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepat akan menambah efesiensi kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas lelah. Banyak ketidak beresan perkerjaan kantor disebabkan penerangan yang buruk, misalnya ruang terlampau gelap atau pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.

Cahaya yang abadi / permanen ialah matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu. Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6-7,5 meter dalam ruangan. Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu kantor. Cahaya penerangan buatan manusia terbagi 4 yaitu

a.       Cahaya langsung seperti lampu-lampu

b.      Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca

c.       Cahaya setengah tak langsung

d.      Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata.

2.      Warna

Bersama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruang dan alat alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu:merah, kuning dan biru.

a.       Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi.

b.      Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira

c.       Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

 

Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu :

a.       88% warna putih

b.      88% campuran warna putih dan hijau

c.       83 % warna abu-abu

d.      81 % warna gading

 

Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan. Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor. Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih.

3.      Udara.

Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga kondisi udara yang baik dan stabil akan lebih berharga dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Apabila tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, tingkat produktivitas mereka akan dapat ditingkatkan dan efesiensi dapat dimaksimalkan. Ketidakhadiran juga dapat dikurangi dan pada beberapa kasusu kesehatn pegawai diharapakan membaik, sehingga biaya kesehatan yang ditanggung perusahaan dapat diminimalkan .

Udara untuk AC di ruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu :

a.       Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin

b.      Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja

c.       Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja

4.      Suara

Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi kerja pegawai, hendaknya dipaerhatikan letak alat alat kantor. Usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara. Lapisan ini seperti karton tebal dan permukaannya lobang–lobang. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya mesin mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon, ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian, pembicaraan takkan terganggu oleh suara mesin tik atau menggangu pegawai lain yang sedang bekerja. Ini juga bermanfaat jika seorang pejabat harus membicarakan sesuatu yang besifat rahasia sehingga tidak boleh didenganr pegawai sekelilingnya.

Suatu cara yang akhir akhir ini dijalankan diluar negeri untuk menambah efesiensi kerja ialah penggunaan musik. Dari percobaan percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kebosanan serta menambah kegembiraan kerja.

 

Glenn W, Howard dan Edward Masonbrink (Administration of Physical Education, 1963) mencatat bahwa kantor sebagai pusat  aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu :

a.       Ruang studi dan kerja (a work and study room ),

b.      Ruang konperensi ( aconference room )

c.       Ruang perundingan ( a negotiating room ),

d.      Pusat informasi ( an information center),

e.       Pusat pelayanan ( a service center ),

f.       Ruang warkat ( a room of records),

g.      Ruang penerima tamu ( a reception room).

 

Geofrey Mills dan Standingford dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :

1)      Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi

2)      Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar

3)      Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang

4)      Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja

5)      Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara

6)      Komunikasi dan arus kerja diperlancar

7)      Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri

8)      Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan

9)      Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon

10)  Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)

 

Ada beberapa prinsip tata ruangan, yaitu :

a.       Aliran pekerjaan yang sederhana yang membatasi mobilitas pegawai dan menghemat kertas seminimum mungkin.

b.      Ruang lantai harus bebas dari rintangan.

c.       Meja dapat dengan mudah dilihat oleh pimpinan.

d.      Perlengkapan kerja berada di dekat penggunanya.

e.       Jumlah jalan atau koridor yang memadai dan luasnya juga memadai.

f.       Pastikan semua meja mendapatkan penerangan yang cukup.

g.      Mesin bersuara gaduh  harus dipisahkan dari ruangan.

h.      Tata ruang harus menyenangkan.

 

 

 

 

8.   Peningkatan Mutu Pelayanan.

Peningkatan mutu pelayanan atau sering disebut dengan pelayanan prima pelayanan prima (excellent service) adalah suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan. Dengan kata lain, pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas. Pelayanan yang memenuhi standar kualitas adalah suatu pelayanan yang sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan/masyarakat.

Dalam pelayanan prima terdapat dua elemen yang saling berkaitan, yaitu pelayanan dan kualitas. Kedua elemen tersebut sangat penting untuk diperhatikan oleh tenaga pelayanan (penjual, pedagang, pelayan, atau salesman). Konsep pelayanan prima dapat diterapkan pada berbagai organisasi, instansi, pemerintah, ataupun perusahaan bisnis.

Perlu diketahui bahwa kemajuan yang dicapai oleh suatu negara tercermin dari satandar pelayanan yang diberikan pemerintah kepada rakyatnya. Negara-negara yang tergolong miskin pada umumnya kualitas pelayanan yang diberikan di bawah standar minimal. Pada negara-negara berkembang kualitas pelayanan telah memenuhi standar minimal. Sedangkan di negara-negara maju kualitas pelayanan terhadap rakyatnya di atas standar minimal.

Terdapat beberapa definisi tentang kualitas pelayanan yang dikemukakan oleh para ahli Dan dari sejumlah definisi tersebut terdapat beberapa kesamaan, yaitu:

a.       Kualitas merupakan usaha untuk memenuhi harapan pelanggan

b.      Kualitas merupakan kondisi mutu yang setiap saat mengalami perubahan

c.       Kualitas itu mencakup proses, produk, barang, jasa, manusia, dan lingkungan

d.      Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.

 

Menurut penelitian kepuasan pelanggan dapat dianggap sbagai investasi usaha atau bisnis. Pelanggan bagi perusahaan adalah aset, karena itu peningkatan kualitas pelayanan diupayakan terus-menerus untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan / kolega. Menurut William H. Davidow “bila suatu produk atau jasa tertentu diciptakan tanpa memperhatikan perencanaan pelayanan bagi pembeli, maka tugas usaha untuk menghasilkan produk atau jasa tersebut akan sia-sia”.

 

 

Unsur-unsur kualitas pelayanan antara lain :

a.       Penampilan.

Personal dan fisik sebagaimana layanan kantor depan (resepsionis) memerlukan persyaratan seperti : wajah harus menawan, badan harus tegap / tidak cacat, tutur bahasa menarik, familiar dalam perilaku, penampilan penuh percaya diri, busana harus menarik

b.      Tepat waktu & janji.

Secara utuh dan prima petugas pelayanan dalam menyampaikan perlu diperhitungkan janji yang disampaikan kepada pelanggan bukan sebaliknya selalu ingkar janji. Demikian juga waktu jika mengutarakan 2 hari selesai harus betul-betul dapat memenuhinya.

c.       Kesediaan melayani.

Sebagaimana fungsi dan wewenang harus melayani kepada para  pelanggan, konsekuensi logis petugas harus benar-benar bersedia melayani kepada para pelanggan.

d.      Pengetahuan dan keahlian.

Sebagai syarat untuk melayani dengan baik, petugas harus mempunyai pengetahuan dan keahlian. Disini petugas pelayanan harus memiliki tingkat pendidikan tertentu dan pelatihan tertentu yang disyaratkan dalam jabatan serta memiliki pengalaman yang luas dibidangnya.

e.       Kesopanan & ramah tamah.

Masyarakat pengguna jasa pelayanan itu sendiri dan lapisan masyarakat baik tingkat status ekonomi dan sosial rendah maupun tinggi terdapat perbedaan karakternya maka petugas pelayanan masyarakat dituntut adanya keramahtamahan yang standar dalam melayani, sabar, tidak egois dan santun dalam bertutur kepada pelanggan.

f.       Kejujuran dan kepercayaan.

Pelayanan ini oleh pengguna jasa dapat dipergunakan berbagai aspek, maka dalam penyelenggaraannya harus transparan dari aspek kejujuran, jujur dalam bentuk aturan, jujur dalam pembiayaan dan jujur dalam penyelesaian waktunya. Dari aspek kejujuran ini petugas pelayanan tersebut dapat dikategorikan sebaga pelayanan yang dipercaya dari segi sikapnya, dapat dipercaya dari tutur katanya, dapat dipercaya dalam menyelesaikan akhir pelayanan sehingga otomatis pelanggan merasa puas. Unsur pelayanan prima dapat ditambah unsur yang lain.

g.      Kepastian hukum.

Secara sadar bahwa hasil pelayanan terhadap masyarakat yang berupa surat keputusan, harus mempunyai legitimasi atau mempunyai kepastian hukum. Bila setiap hasil yang tidak mempunyai kepastian hukum jelas akan mempengaruhi sikap masyarakat, misalnya pengurusan KTP, KK dllbila ditemukan cacat hukum akan mempengaruhi kredibilitas instansi yang mengeluarkan surat legitimasi tersebut.

h.      Keterbukaan.

Secara pasti bahwa setiap urusan / kegiatan yang memperlakukan ijin, maka ketentuan keterbukaan perlu ditegakan. Keterbukaan itu akan mempengaruhi unsur-unsur kesederhanaan, kejelasan informasi kepada masyarakat.

i.        Efisien.

Dari setiap pelayanan dalam berbagai urusan, tuntutan masyarakat adalah efisiensi dan efektifitas dari berbagai aspek sumber daya sehingga menghasilkan biaya yang murah, waktu yang singkat dan tepat serta hasil kualitas yang tinggi. Dengan demikian efisiensi dan efektifitas merupakan tuntutan yang harus diwujudkan dan perlu diperhatikan secara serius.

j.        Biaya.

Pemantapan pengurusan dalam pelayanan diperlukan kewajaran dalam penentuan pembiayaan, pembiayaan harus disesuaikan dengan daya beli masyarakat dan pengeluaran biaya harus transparan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.

k.      Tidak rasial.

Pengurusan pelayanan dilarang membeda-bedakan kesukuan, agama, aliran dan politik dengan demikian segala urusan harus memenuhi jangkauan yang luas dan merata.

l.        Kesederhanaan

Prosedur dan tata cara pelayanan kepada masyarakat untuk diperhatikan kemudahan, tidak berbelit-belit dalam pelaksanaan.

 

Penerapan pelayanan prima yang dapat memberikan kepuasan kepada kolega dan perlanggan pada dasarnya mempunyai manfaat sebagai berikut :

a.       Dapat menciptakan komunikasi yang positif dan harmonis antara perusahaan bisnis dengan kolega dan pelanggan.

b.      Dapat mendorong bangkitnya rasa simpatik dan loyalitas dari para kolega dan pelanggan.

c.       Dapat membentukopini publik yang positif, sehingga menguntungkan bagi kemajuan perusahaan.

d.      Dapat menimbulkan profitabilitas perusahaan, sehingga mendorongdihasilkan produk baru yang berkualitas.

e.       Dapat membina hubungan yang baik dan harmonis dengan para kolega dan pelanggan.

 

Empat karakteristik Pelayanan Prima

Ada empat karakteristik yang dapat disikapi oleh pemimpin bisnis dalam hal pelayanan prima yang dapat memberikan nilai tambah pada perusahaan.

a.       Mudah dan cepat.

Pada prinsipnya pola serta sistem pelayaan itu harus didesain sederhana, mudah dipahami baik oleh pelanggan maupun karyawan sendiri. Hal ini dapat saja dilengkapi oleh kecanggihan teknologi namun mudah dalam terapan tanpa menunda waktu.

b.      Keterbukaan.

Buatlah pelanggan merasa diperhatikan secara tulus/tanpa pamrih dan terbuka, tidak seperti diakal-akali. Hati-hati, proof is a reality not a promise. Artinya pegang teguh segala janji dan iming-iming secara konsisten dan penuh komitmen. Akhir-akhir ini banyak ditemui, slogannya megah serta mewah. Iklannya tampak menjanjikan. Namun pada akhirnya setelah dibuktikan oleh rasa dan kasat mata semua itu bersifat palsu. Hanya tampak cantik di permukaan atau kosmetik belaka.

c.       Perhatikan kepada kebutuhan

Perlu ketrampilan menyimak dan merasakan apa yang sebenarnya diinginkan oleh pelanggan. Perlu ketrampilan, kesabaran, dan pemahaman sehingga bisa memberikan respons jitu kepada pelanggan.

d.      Keakraban

Buat pelanggan merasa dihargai dan merasa dihormati. Tinggal pilih mana pelanggan yang perlu banyak basa-basi atau yang maunya to the point, tapi tidak meniggalkan hal-hal penghargaan.

 

Untuk  dijadikan  pedoman dalam  menerapkan kedua asas itu pada setiap organisasi kantor, kepustakaan dan praktek administrasi perkantoran di luar negri umumnya menetapkan pengertian tentang fungsi-fungsi pelayanan yg bersifat pusat ( central service functions). Fungsi-fungsi ini kemudian dilembagakan  menjadi central service units (satuan-satuan pelayanan pusat). Menurut Littlefield dan Peterson, segi-segi tatausaha yg seringkali dibentuk menjadi satuan pelayanan pusat itu ialah aktivitas-aktivitas:

a.       Mail (pengiriman surat-surat)

b.      Files ( pemeliharaan berkas-berkas)

c.       Transcription ( tata hubungan)

d.      Duplicating (penggandaan warkat)

e.       Tabulating(pendaftaran)

f.       Reception  (penerimaan tamu)

g.      Supplies ( pengadaan material tatausaha)

h.      Building service (pelayanan yg menyangkut pergedungan).

 

Jenis pelayanan mutu pelanggan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut.

a.       Pelanggan internal

Pelanggan internal (internal costumer), adalah orang-orang atau pengguna produk yang berada di dalam perusahaan dab memiliki pengaruh terhadap maju mundurnya perusahaan. Pelanggan internal (internal costumer), adalah orang-orang atau pengguna produk yang berada di dalam perusahaan dab memiliki pengaruh terhadap maju mundurnya perusahaan. Berdasarkan keanggotaannya, pelanggan internal ada dua macam, yaitu pelanggan internal organisasi dan pelanggan internal pemerintah. Pelanggan internal organisasi Adalah setiap orang yang terkena dampak produk dan merupakan anggoata dari organisasi yang menghasilkan produk tersebut. Pelanggan internal pemerintah Adalah setiap orang yang terkena dampak produk dan bukan anggota organisasi penghasil produk, tetapi masih dalam lingkungan atau instansi pemerintah.

b.      Pelanggan perantara

Pelanggan perantara (intermediate costumer) adalah setiap orang yang berperan sebagai perantara produk, bukan sebagai pemakai. Komponen distributor, seperti agen-agen Koran yang memasarkan Koran, atau toko-toko buku merupakan contoh pelanggan perantara.

c.       Pelanggan eksternal

Pelanggan eksternal (external costumer), adalah setiap orang atau kelompok orang pengguna suatu produk (barang/jasa) yang dihasilkan oleh perusahaan bisnis. Pelanggan eksternal inilah yang berperan sebagai pelanggan nyata atau pelanggan akhir.