Fungsi Manajemen

Manajemen sebagai suatu proses sosial, meletakkan bobotnya pada interaksi orang-orang, baik orang-orang yang berada di dalam maupun di luar lembaga-lembaga formal, atau yang berada di atas maupun di bawah posisi operasional seseorang. Selain itu juga manajemen pendidikan merupakan alternatif strategis untuk meningkatkan kualitas pendidikan.

Peningkatan kualitas pendidikan bukanlah tugas yang ringan, karena tidak hanya berkaitan dengan permasalahan teknis, tetapi mencakup berbagai persoalan yang rumit dan kompleks, sehingga menuntut manajemen pendidikan yang lebih baik. Sayangnya, selama ini aspek manajemen pendidikan pada berbagai tingkat dan satuan pendidikan belum mendapat perhatian yang serius, sehingga seluruh komponen sistem pendidikan kurang berfungsi dengan baik. Lemahnya manajemen pendidikan juga memberikan dampak terhadap efisiensi internal pendidikan yang terlihat dari jumlah peserta didik yang mengulang dan putus sekolah.

A. Fungsi-Fungsi Manajemen

Sampai saat ini, masih belum ada konsensus di antara baik praktisi maupun para teoritisi mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen. Sering pula disebut unsur-unsur manajemen.

Secara umum, manajemen dapat dibagi menjadi 10 bagian, yaitu:

1. Forecasting

Forecasting atau prevoyance (Prancis) adalah kegiatan meramalkan, memproyeksikan atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan.

Misalnya, suatu akademi meramalkan jumlah mahasiswa yang akan melamar belajar di akademi tersebut. Ramalan tersebut menggunakan indikator-indikator, seperti jumlah lulusan SLTA dan lain sebagainya.

2. Planning termasuk Budgeting

Planning sendiri berarti merencanakan atau perencanaan, terdiri dari 5, yaitu :

a. Menetapkan tentang apa yang harus dikerjakan, kapan dan bagaimana melakukannya.

b. Membatasi sasaran dan menetapkan pelaksanaan-pelaksanaan kerja untuk mencapai efektivitas maksimum melalui proses penentuan target.

c. Mengumpulkan dan menganalisa informasi

d. Mengembangkan alternatif-alternatif

e. Mempersiapkan dan mengkomunikasikan rencana-rencana dan keputusan-keputusan.[1]

Bisa juga dirumuskan secara sederhana, misalnya perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Pembahasan yang agak kompleks merumuskan perencanaan sebagai penetapan apa yang harus dicapai. Selain itu juga dalam fungsi perencanaan sudah termasuk di dalamnya penetapan budget.

Lebih tepatnya lagi bila planning dirumuskan sebagai penetapan tujuan, policy, prosedur, budget, dan program dari sesuatu organisasi.

3. Organizing

Dengan ini dimaksudkan pengelompokan kegiatan yang diperlukan yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi. Dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-aktivitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengorganisasian terdiri dari :

a. Menyediakan fasilitas-fasilitas perlengkapan, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyusunan rangka kerja yang efisien.

b. Mengelompokkan komponen kerja ke dalam struktur organisasi secara teratur.

c. Membentuk struktur wewenang dan mekanisme koordinasi.

d. Merumuskan dan menentukan metode serta prosedur.

e. Memilih, mengadakan latihan dan pendidikan tenaga kerja dan mencari sumber-sumber lain yang diperlukan.

4. Staffing atau Assembling Resources

Istilah staffing diberikan Luther Gulick, Harold Koontz dan Cyril O’Donnell[2]. Sedangkan assembling resources dikemukakan William Herbert Newman.[3] Kedua istilah itu cenderung mengandung arti yang sama; pen-staf-an dan staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi dan pengembangannya sampai dengan usaha agar petugas memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

5. Directing atau Commanding

Merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi-instruksi kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas masing-masing bawahan tersebut, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju kepada tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Directing atau commanding merupakan fungsi manajemen yang dapat berfungsi bukan hanya agar pegawai melaksanakan atau tidak melaksanakan suatu kegiatan, tetapi dapat pula berfungsi mengkoordinasi kegiatan berbagai unsur organisasi agar dapat efektif tertuju kepada realisasi tujuan yang telah ditetapkan.

6. Leading

Istilah leading yang merupakan salah satu fungsi manajemen, dikemukakan oleh Louis A. Allen[4] yang dirumuskan sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang-orang lain bertindak. Pekerjaan leading, meliputi 5 macam kegiatan, yaitu :

a. Mengambil keputusan

b. Mengadakan komunikasi agar ada bahasa yang sama antara manajer dan bawahan

c. Memberi semangat inspirasi dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak

d. Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya

e. Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka trampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.[5]

7. Coordinating

Salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubung-hubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan pekerjaan-pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan bersama atau tujuan organisasi. Usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai maksud, antara lain :

a. Dengan memberi instruksi

b. Dengan memberi perintah

c. Mengadakan pertemuan-pertemuan dalam mana diberi penjelasan-penjelasan

d. Memberi bimbingan atau nasihat

e. Mengadakan coaching

f. Bila perlu memberi teguran.[6]

8. Motivating

Motivating atau pendorongan kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang dikehendaki oleh atasan tersebut.

9. Controlling

Controlling atau pengawasan, sering disebut pengendalian, adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian dan sekaligus bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang sedang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan.

10. Reporting

Reporting atau pelaporan adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi baik secara lisan maupun secara tulisan.

Sedangkan fungsi pokok manajemen pendidikan dibagi 4 macam:

1. Perencanaan

Perencanaan program pendidikan sedikitnya memiliki dua fungsi utama, yaitu :

a. Perencanaan merupakan upaya sistematis yang menggambarkan penyusunan rangkaian tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi atau lembaga dengan mempertimbangkan sumber-sumber yang tersedia atau sumber-sumber yang dapat disediakan.

b. Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengerahkan atau menggunakan sumber-sumber yang terbatas secara efisien, dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Pelaksanaan

Pelaksana merupakan kegiatan untuk merealisasikan rencana menjadi tindakan nyata dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien, dan akan memiliki nilai jika dilaksanakan dengan efektif dan efisien.

3. Pengawasan

Pengawasan dapat diartikan sebagai upaya untuk mengamati secara sistematis dan berkesinambungan; merekam; memberi penjelasan, petunjuk, pembinaan dan meluruskan berbagai hal yang kurang tepat; serta memperbaiki kesalahan, dan merupakan kunci keberhasilan dalam keseluruhan proses manajemen.

4. Pembinaan

Pembinaan merupakan rangkaian upaya pengendalian secara profesional semua unsur organisasi agar berfungsi sebagaimana mestinya sehingga rencana untuk mencapai tujuan dapat terlaksana secara efektif dan efisien.[7]

Ada beberapa pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh beberapa penulis, yaitu :

1. Louis A. Allen : Leading, planning, organizing, controlling

2. Prajudi Atmosukirjo : planning, organizing, directing atau actuating, controlling.

3. John Robert Beishline : perencanaan, organisasi, komando kontrol

4. Henry Fayol : planning, organizing, coordinating, commanding, controlling.

5. Luther Gullich : planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, budgeting.

6. George R. Terry : planning, organizing, actuating, controlling.[8]

B. Prinsip-prinsip Manajemen Pendidikan

Henry Fayol mengemukakan prinsip-prinsip manajemen yang dibagi menjadi 14 bagian, yaitu :

1. Division of work

Merupakan sifat alamiah, yang terlihat pada setiap masyarakat. Bila masyarakat berkembang maka bertambah pula organisasi-organisasi baru menggantikan organisasi-organisasi lama. Tujuan daripada pembagian kerja adalah menghasilkan pekerjaan yang lebih banyak dan lebih baik dengan usaha yang sama.

2. Authority and Responsibility

Authority (wewenang) adalah hak memberi instruksi-instruksi dan kekuasaan meminta kepatuhan.

Responsibility atau tanggung jawab adalah tugas dan fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seseorang pejabat dan agar dapat dilaksanakan, authority (wewenang) harus diberikan kepadanya.

3. Discipline

Hakekat daripada kepatuhan adalah disiplin yakni melakukan apa yang sudah disetujui bersama antara pemimpin dengan para pekerja, baik persetujuan tertulis, lisan ataupun berupa peraturan-peraturan atau kebiasaan-kebiasaan.

4. Unity of command

Untuk setiap tindakan, seorang pegawai harus menerima instruksi-instruksi dari seorang atasan saja. Bila hal ini dilanggar, wewenang (authority) berarti dikurangi, disiplin terancam, keteraturan terganggu dan stabilitas mengalami cobaan, seseorang tidak akan melaksanakan instruksi yang sifatnya dualistis.

5. Unity of direction

Prinsip ini dapat dijabarkan sebagai : “one head and one plan for a group of activities having the same objective”, yang merupakan persyaratan penting untuk kesatuan tindakan, koordinasi dan kekuatan dan memfokuskan usaha.

6. Subordination of individual interest to general interest

Dalam sebuah perusahaan kepentingan seorang pegawai tidak boleh di atas kepentingan perusahaan, bahwa kepentingan rumah tangga harus lebih dahulu daripada kepentingan anggota-anggotanya dan bahwa kepentingan negara harus didahulukan dari kepentingan warga negara dan kepentingan kelompok masyarakat.

7. Remuneration of Personnel

Gaji daripada pegawai adalah harga daripada layanan yang diberikan dan harus adil. Tingkat gaji dipengaruhi oleh biaya hidup, permintaan dan penawaran tenaga kerja.

Di samping itu agar pemimpin memperhatikan kesejahteraan pegawai baik dalam pekerjaan maupun luar pekerjaan.

8. Centralization

Masalah sentralisasi atau disentralisasi adalah masalah pembagian kekuasaan, pada suatu organisasi kecil sentralisasi dapat diterapkan, akan tetapi pada organisasi besar harus diterapkan disentralisasi.

9. Scalar chain

Scalar chain (rantai skalar) adalah rantai daripada atasan bermula dari authority terakhir hingga pada tingkat terendah.

10. Order

Untuk ketertiban manusia ada formula yang harus dipegang yaitu, suatu tempat untuk setiap orang dan setiap orang pada tempatnya masing-masing.

11. Equity

Untuk merangsang pegawai melaksanakan tugasnya dengan kesungguhan dan kesetiaan, mereka harus diperlakukan dengan ramah dan keadilan. Kombinasi dan keramahtamahan dan keadilan menghasilkan equity.

12. Stability Of Tonure Of Personnel

Seorang pegawai membutuhkan waktu agar biasa pada suatu pekerjaan baru dan agar berhasil dalam mengerjakannya dengan baik.

13. Initiative

Memikirkan sebuah rencana dan meyakinkan keberhasilannya merupakan pengalaman yang memuaskan bagi seseorang. Kesanggupan bagi berfikir ini dan kemampuan melaksanakan adalah apa yang disebut inisiatif.

14. Ecsprit de Corps

“Persatuan adalah kekuatan”. Para pemimpin perusahaan harus berbuat banyak untuk merealisir pembahasan itu.

C. Hubungan Masing-masing Fungsi

Hubungan antara fungsi-fungsi manajemen antara yang satu dengan lain adalah saling kait mengaitkan. Dengan kata lain saling mempengaruhi satu sama lain. Seperti, organizing dan staffing, merupakan 2 fungsi manajemen yang erat hubungannya yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, dan staffing berhubungan dengan penetapan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada dalam organisasi tersebut.[9]

Meskipun demikian, fungsi perencanaan merupakan landasan fungsi manajemen yang lain dan mempunyai hubungan yang sangat erat dengan fungsi pengawasan. Fungsi pengawasan tidak dapat dilaksanakan tanpa adanya perencanaan, begitu pula sebaliknya.

KESIMPULAN

Fungsi manajemen bukan hanya terdiri dari fungsi pokok dan umum, tetapi ada beberapa penulis yang berpendapat tentang fungsi manajemen yang pada intinya adalah sama. Selain prinsip manajemen yang dikemukakan oleh Henry Fayol dibagi menjadi 14. Dan hubungan masing-masing fungsi sebenarnya saling kait mengait dan tidak pernah berdiri sendiri, dengan kata lain saling mempengaruhi.

DAFTAR PUSTAKA

E. Mulyasa, MBS: Konsep, Strategi, dan Implementasi, Bandung: Rosdakarya, 2005.

Harold Koontz & Cyrill O’Donnell, Principles of Manajemen to Analysis Manajerial Function, Tokyo: Kogakusha Company, Ltd., Asian Student.

Iwa Sukiswa, Dasar-Dasar Umum Manajemen Pendidikan, Bandung: Tarsito, 1986.

Louis A. Allen, Karya Manajemen, terj. J.M.A Tuhuteru, Jakarta: PT. Pembangunan.

M. Manulang, Dasar-Dasar Manajemen, Jakarta: Ghalia Indonesia, 1963.

William Herbert Newman, Administrative Action, New York: Prentice Hall Inc. Englewood Cliffs, 1957.

[1] Iwa Sukiswa, Dasar-Dasar Umum Manajemen Pendidikan, Bandung: Tarsito, 1986, hlm. 16-17.

[2] Harold Koontz & Cyrill O’Donnell, Principles of Manajemen to Analysis Manajerial Function, Tokyo: Kogakusha Company, Ltd., Asian Student.

[3] William Herbert Newman, Administrative Action, New York: Prentice Hall Inc. Englewood Cliffs, 1957.

[4] Louis A. Allen, Karya Manajemen, terj. J.M.A Tuhuteru, Jakarta: PT. Pembangunan, hlm. 68-69.

[5] M. Manulang, Dasar-Dasar Manajemen, Jakarta: Ghalia Indonesia, 1963, hlm. 23.

[6] Ibid.

[7] E. Mulyasa, MBS: Konsep, Strategi, dan Implementasi, Bandung: Rosdakarya, 2005, hlm. 20-21.

[8] M. Manulang, op.cit., hlm. 19.

[9] Ibid., hlm. 22.