Pengertian, Tujuan dan Fungsi Public Relations

Pengertian, Tujuan dan Fungsi Public Relations

2.1.1. Pengertian Public Relations
Pada hakekatnya Public Relations ini merupakan metode komunikasi yang meliputi berbagai teknik komunikasi. Dimana didalam kegiatannya terdapat suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara suatu badan / perusahaan dengan publiknya. Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa Public Relations merupakan suatu fungsi management. Disini diciptakan suatu aktifitas untuk membina dan memelihara sikap budi yang menyenangkan bagi suatu lembaga/ perusahaan disuatu pihak dengan public dipihak lain.

Berikut ini beberapa pengertian dari public relations :
Menurut Public Relations News ( Bettrand R Canfield, 1964, hal 4) “Public Relations is the management function which evaluates public attitudes, identifies the polieses and procedures of public interest and executes a program of action to earn public understanding and acceptance” (Public Relations adalah fungsi manajemen dimana manajemen mengevaluasi perilaku masyarakat, mengidentifikasi dan mencari tahu minat masyarakat kemudian menyusun program dan melaksanakannya untuk menciptakan pengertian di masyarakat).

Lembaga Public Relations di Amerika Serikat mendefinisikan : Public Relations adalah “Usaha yang direncanakan secara terus menerus dengan sengaja guna membangun dan pengertian timbal – balik antara organisasi dan masyarakatnya”.

Sedangkan menurut The British Institute Of Public Relations (Teguh Meinanda, 1989 : 36) : Public Relations adalah “Keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya”.

2.1.2 Tujuan dan Fungsi Public Relations
Tujuan dari public relations adalah mewujudkan hubungan yang harmonis atau menciptakan opini public yang favorable baik internal maupun eksternal.

Adapun fungsi dari Public Relations menurut Bettrand R. Canfield ( 1964 : 6 ) adalah sebagai berikut :
a. Mengabdi kepada kepentingan umum
Jika tidak untuk kepentingan publik baik itu internal maupun eksternal, maka tidak mungkin akan tercipta suatu hubungan yang menyenangkan. Sebaliknya suatu badan / perusahaan akan dapat sukses apabila segala tindakannya adalah sebagai pengabdian kepada kepentingan umum.

b. Memelihara komunikasi yang baik
Seorang pimpinan yang melakukan kegiatan Public Relations akan berhasil di dalam kepemimpinannya, apabila ia ikut bergaul dengan para karyawannya. Ia harud melakukan kegiatan komunikasi bukan saja dalam hubungan dinas tetapi juga diluar dinasnya. Misalnya dengan mengadakan pertandingan olahraga, kegiatan anjangsana dan lain – lain.

c. Menitik beratkan kepada moral dan tingkah laku yang baik
Seorang pemimpin yang baik dalam tingkah lakunya akan menitik beratkan kepada moralitas, ia juga akan mempunyai wibawa apabila tidak cacat moral dan tingkah lakunya. Ia harus menjadi teladan bagi bawahannya.

2.2 Peran dan Tahapan Komunikasi dalam Public Relations

2.2.1 Peran Public Relations
Peran seorang Public Relations sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi / perusahaan. Public Relations adalah sebagai Jembatan antara perusahaan dengan publik atau antara manajemen dengan karyawannya agar tercapai Mutual Understanding (saling pengertian) antara kedua belah pihak. Public Relations bertindak sebagai komunikator ketika manajemen berhubungan dengan para karyawan.

Adapun peran Public Relations menurut Dozier & Broom (20 : 2000) antara lain :
a. Penasehat Ahli ( Expert Prescriber )
Seorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (Communicator Fasilitator ).

b. Fasilitator Komunikasi ( Communication Fasilitator )
Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa yang diinginnkan dan diharapkan oleh publiknya

c. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah ( Problem Solving Process Fasilitator )
Peranan praktisi Public Relations dalam pemecahan masalah persoalan Public Relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat ( adviser ) hingga mengambil rindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.

d. Teknisi Komunikasi ( Communication Technician )
Peranan communications technician ini menjadikan praktisi Public Relations sebagai journalist in recident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan of communication in organization.

2.2.2 Tahapan Komunikasi dalam Public Relations
Dalam Public relations terdapat hubungan komunikasi dengan pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Dalam kegiatan komunikasi tersebut terdapat beberapa tahapan, Cultip & Center membagi tahapan komunikasi ini menjadi empat, adapun tahapan – tahapan tersebut adalah :
1. Fact – Finding
Tahapan ini merupakan tahapan dalam pencarian fakta mengenai situasi dan pendapat public terhadap kegiatan suatu perusahaan / lembaga. Dalam hal ini apakah terjadi hal – hal yang menghambat atau menunjang kegiatan perusahaan / lembaga tersebut. Disini dilakukan analisa – analisa yang mengarah kepada :
a. Bagaimana sikap kerja para karyawannya.
b. Faktor apa saja yang disenangi ataupun tidak disenangi oleh para karyawannya.
c. Mengadakan perbaikan – perbaikan sesuai dengan keinginan para karyawannya, tetapi tidak merugikan perusahaan / lembaga yang bersangkutan.
d. Menantikan saat untuk mengadakan perbaikan – perbaikan itu agar supaya kedua belah pihak mendapat keuntungan atau menikmati suasana kerja yang baik.

2. Planning and Programing
Apabila telah diperoleh fakta pada tahapan fact – finding, maka pada tahapan selanjutnya dibuat perencanaan mengenai langkah–langkah, perumusan tujuan dan perincian waktu secara teratur. Dalam tahapan ini menurut Cultip & Center membutuhkan :
a. A searching look backward.
b. A deep look inside.
c. A wide look around.
d. A long, long look a head.

Pada perencanaan ini dikenal pula istilah perumusan 7 C, yaitu suatu penilaian terhadap hubungan komunikator dengan komunikan, perumusan itu adalah :
a. Credibility, yaitu nilai kepercayaan public terhadap pihak komunikator.
b. Context, yaitu factor yang menghubungkan isi dari pesan dengan kenyataan pada lingkungannya.
c. Content, yaitu makna dan arti yang terdapat dalam pesan yang dapat dipahami oleh komunikan.
d. Clarity, yaitu factor kesedrhanaan dan kejelasan tidaknya suatu perumusan di dalam pesan yang disampaikan.
e. Continuity dan Consistency, yaitu factor ada tidaknya pertentangan atau perbedaan dalam pesan.
f. Capability, yaitu factor kemampuan untuk memberikan penjelasan.

3. Communication
Tahapan ini adalah tahapan penyampaian. Damana pada tahapan ini sangat menentukan satu planning dan programming. Sebab jika penyampaiannya dilakukan secara berlainan, maka dapat menimbulkan efek yang berlainan. Pada tahapan ini menurut Joseph Klepper perlu diperhatikan tiga factor yang perlu mendapat perhatian, yaitu :
a. Group membership.
b. Selective processes.
c. Predispotion.

4. Evaluation
Pada tahapan yang terakhir ini dilakukan perbaikan – perbaikan untuk menciptakan hubungan yang harmonis diantara public suatu badan / lembaga / perusahaan.

2.3 Public Relations Internal
Pengertian Public Internal adalah Publik yang berada didalam perusahaan seperti karyawan. Karyawan tersebut bisa terdiri dari manager, secretary, supervisor, receptionist dan lain sebagainya. Menurut Cutlip & Center ( 1982 : 290 ), pengertian publik internal atau lebih dikenal dengan sebutan Employee relations yaitu sekelompok orang bekerja ( karyawan / pegawai ) didalam suatu perusahaan.

Karyawan sebuah perusahaan merupakan aset yang cukup penting, karena karyawan itu sendiri terkait dengan status atau kedudukan yang saling berbeda antara satu dengan yang lainnya tapi pada prinsipnya memiliki keinginan yang sama terhadap pimpinan atau perusahaan.

Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations (1995), “Hubungan publik internal sama pentingnya dengan hubungan publik eksternal, karena kedua bentuk hubungan publik tersebut diumpamakan sebagai dua sisi mata uang yang mempunyai arti sama dan saling terkait satu sama lain“.

Dengan demikian dapat juga diartikan bahwa hubungan kepegawaian ( Employee Relations ) tersebut tidak dilihat dalam pengertian yang sempit, yaitu sama dengan hubungan industrial yang hanya menekankan pada unsur dua proses “produksi & upah“ yang terkait dengan “lingkungan kerja“ pengertiannya lebih dari itu, hubungan tersebut dipengaruhi oleh hubungan komunikasi internal antar karyawan dengan karyawan lainnya atau hubungan karyawan dengan manajemen perusahaan yang efektif (Cutlip & Center, 1982, hal. 292).

Efektifitas hubungan publik internal memerlukan suatu kombinasi antara :
1. Sistem manajemen yang sifatnya terbuka ( open management ).
2. Kesadaran pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya memelihara komunikasi timbal balik dengan para karyawan.
3. Kemampuan Public Relations yang memiliki keterampilan manajerial ( manager skill ) serta berpengalaman.

Pelaksanaan program Employee Relations ( hubungan publik internal ) yang tepat bagi suatu perusahaan merupakan sarana teknis atau suatu kegiatan metode komunikasi yang memiliki kekuatan mengelola sumber daya manusia demi pencapaian tujuan perusahaan. Kemudian pada akhirnya hal tersebut bermuara pada peningkatan produktivitas perusahaan, baik secara kualitas maupun kuantitas. Bentuk produk, barang atau pemberian jasa yang ditawarkan kepada publik sasarannya.

Keberhasilan pelaksanaan program kerja Public Relations Internal dalam membina bagian employee relations tersebut, akan menghasilkan kualitas teknis produk barang yang lebih baik dan dapat memberikan kepuasan terhadap pemakai barang atau pelanggan serta peningkatan citra.

Hubungan Public Internal ( internal Public Relations ) dalam suatu perusahaan, terdiri dari :
1. Hubungan dengan pekerja atau karyawan ( employee relations ) pada umumnya beserta keluarga karyawan pada khususnya.
2. Hubungan dengan pihak jajaran pimpinan dalam manajemen perusahaan ( management relations ).
3. Hubungan dengan pemilik perusahaan atau pemegang saham ( stockholders relations ).

Dengan demikian Public Relations Internal berupaya melakukan hubungan komunikasi yang efektif melalui suri tauladan yang dimulai dari pihak atasan ( pimpinan ).

Selain itu Public Relations internal juga menjadi corong informasi dari para karyawan kepada pihak perusahaan atau sebaliknya, mampu bertindak sebagai mediator dari perusahaan ( pimpinan ) terhadap para karyawan, mampu mempertemukan atau menyampaikan tujuan – tujuan dan keinginan – keinginan dari pihak karyawan kepada perusahaan atau sebaliknya (Colin Coulson – Thomas, 2005, hal. 14).

2.4 Hubungan Antara Manajemen dan Karyawan
Pengertian hubungan antara manajemen dan karyawan didasarkan pada suatu kontrak atau perjanjian kerja. Dalam kontrak tersebut berbagai hal yang terkait dengan hak – hak dan kewajiban – kewajiban yang harus dilaksanakan. Hak – hak karyawan yang tercantum dalam kontrak antara lain adalah gaji, bonus, hak cuti, kenaikan gaji dan lain – lain.

Berkaitan dengan tugas, hubungan antara manajemen dan karyawan umumnya merupakan hubungan formal yang kaku dan birokratis. Terdapat beberapa jenjang dan jalur yang membatasi komunikasi sehingga menjadi kurang efektif dan panjang. Hal ini seringkali menimbulkan salah pengertian dan penafsiran karyawan terhadap kebijakan yang diambil oleh manajemen karena kurang efektifnya hubungan tersebut.

Dalam rangka mengatasi kesenjangan hubungan manajemen dan karyawan, dapat dilakukan hubungan secara informal. Hubungan informal dapat mereduksi jenjang birokrasi dan jalur komunikasi, sehingga hubungan komunikasi dapat berlangsung secara lebih cepat, tepat dan efektif. Jalur informal dapat dilakukan melalui pertemuan informal antara manajemen dan karyawan (Colin Coulson – Thomas, 2005, hal. 14).

Saat ini perkembangan dalam dunia kerja telah menimbulkan masalah yang serius dalam hubungan antara manajemen dan karyawan. Karena jumlah karyawan meningkat, maka garis hubungan antara manajemen dan karyawan menjadi semakin renggang. Itu semua disebabkan karena komunikasi yang kurang baik, sehingga pada akhirnya menimbulkan kesalahpahaman anta kedua belah pihak dan karyawan merasa tidak memiliki cukup kesempatan untuk menyatakan pendapatnya.

Untuk membina hubungan yang lebih baik perusahaan harus membentuk Public Relations untuk merekrut, memilih, menempatkan, melatih karyawan, mendengar keluhan, merundingkan perjanjian serta memberikan upah dan keuntungan.

Pada dasarnya dalam memelihara hubungan yang baik antara manajemen dan karyawan meliputi :
1. Upaya untuk meningkatkan kualitas kehidupan kerja ( quality of work life ) yang lebih baik.
2. Bagaimana manajemen dan Public Relations mempengaruhi kualitas kehidupan kerja.
3. Bagaimana peran Public Relations dalam berkomunikasi.

Kompetisi global yang semakin tajam, mendorong perusahaan untuk menyempurnakan berbagai strategi untuk meningkatkan kualitas kehidupan karyawan. Para manajer dan Public Relations proaktif memberikan temuan – temuan baru untuk meningkatkan produktivitas karyawan.

Salah satu segi hubungan antara manajemen dengan karyawan lazim dikenal dengan istilah “hubungan karyawan“. Pemeliharaan hubungan karyawan dalam rangka keseluruhan proses manajemen Pubic Relations berkisar pada pemikiran bahwa hubungan yang serasi dan harmonis antara manajemen dan karyawan yang terdapat dalam perusahaan perlu ditumbuhkan, dijaga dan dipelihara demi kepentingan bersama dalam perusahaan.

Hubungan kerja merupakan hubungan kerjasama antara semua pihak yang berada dalam proses produksi disuatu perusahaan. Penerapan hubungan kerja merupakan perwujudan dan pengakuan atas hak dan kewajiban karyawan sebagai partner manajemen yang menjamin kelangsungan hidup dan keberhasilan suatu perusahaan. Semua pihak baik manajemen, karyawan dan pemerintah pada dasarnya mempunyai kepentingan atas keberhasilan dan keberlangsungan hidup suatu perusahaan.

Perusahaan dan karyawan mempunyai kepentingan yang sama atas kelangsungan hidup dan keberhasilan suatu perusahaan. Kegagalan perusahaan berarti kehilangan tempat kerja dan sumber penghasilan bagi pengusaha dan karyawan. Atas dasar persamaan kepentingan tersebut, maka saran – saran dan pendapat karyawan untuk membangun perusahaan perlu didengar.Demikian pula dalam berbagai tingkat pengambilan keputusan, karyawan atau wakil perlu diikut sertakan. Didorong oleh adanya kepentingan yang sama antara manajemen dan karyawan dalam memajukan perusahaan dimungkinkan akan muncul hubungan kerja yang baik antara kedua belah pihak, serta terciptanya suasana kerja yang nyaman.