analisis kebutuhan diklat

A.    Pengertian analisis kebutuhan diklat

Pelatihan akan efektif apabila menggunakan pendekatan sistem. Salah satu sub sistem dalam pelatihan adalah Analisis Kebutuhan Diklat. Analisis kebutuhan diklat adalah suatu proses yang sistimatis dalam mengidentifikasi ketimpangan antara sasaran dengan keadaan nyata atau diskrepansi antara kinerja standard dan kinerja nyata yang penyelesaiannya melalui Diklat. Selain itu, analisis kebutuhan diklat merupakan analisis yang dilaksanakan secara sistimatis dan digunakan perancang diklat atau manajer SDM untuk memahami persoalan kinerja sumberdaya manusia dan menentukan jenis kegiatan yg diperlukan dalam proses pengembangan SDM.

B.     Tujuan analisis kebutuhan diklat

Beberapa tujuan dilaksanakannya analisis kebutuhan diklat adalah :

a.       Untuk mendapatkan data  akurat yang diperlukan dalam pembuatan Analisis Kebutuhan Diklat.

b.      Dasar Penyusunan program Diklat

c.       Pedoman Organisasi dalam merancang bangun program Diklat

d.      Masukan bagi Pimpinan organisasi dalam penyusunan kebijakan lebih lanjut

e.       Menjaga dan meningkatkan produktivitas kerja pada organisasi.

f.       Menghadapi kebijakan baru.

g.      Menghadapi tugas-tugas baru.

C.    Manfaat analisis kebutuhan diklat

a.       Program-program diklat sesuai dgn kebutuhan organisasi, jabatan maupun individu

b.      Menjaga & meningkatkan motivasi peserta dlm mengikuti diklat

c.       Efisiensi biaya organisasi

d.      Memahami penyebab timbulnya masalah dalam organisasi

Suatu analisa kebutuhan diklat harus mencakup sekurang-kurangnya tiga karakteristik sebagai berikut :

a.       Data harus menyajikan kondisi aktual responden dan orang-orang terkait, baik itu mencakup kondisi saat ini maupun kondisi yang akan datang,

b.      Tidak ada kebutuhan yang bersifat final dan lengkap. Kita harus menyadari bahwa pernyataan tentang kebutuhan diklat bersifat tentatif / sementara,

c.       Ketimpangan seharusnya diidentifikasi dari produk dan proses. Bisa terjadinya produk yang baik tetapi proses untuk menghasilkan produk tersebut tidak efisien atau sebaliknya prosesnya efektif sesauai dengan target atau harapan.

D.    Fokus dan Nominatif Grup

Fokus group dan normatif goup adalah upaya penilaian kebutuhan diklat secara kualitatif dengan cara memusatkan pada kebutuhan diklat apa dalam satu kelompok sasaran. Didalam pelaksanaannya pendekatan teknik ini berpasangan dengan nominatif grup. Teknik nominatif grup adalah penelusuran kebutuhan diklat yang memusatkan pada materi diklat apa yang diunggulkan dalam satu unit kelompok sasaran penilaian kebutuhan diklat. Jadi antara fokus grup dan nominatif adalah proses yang berurutan.

E.     Tahapan atau proses Pelaksanaan Analisis Kebutuhan Diklat

Menurut Rossett dan Arwady tahapan analisa kebutuhan diklat dapat digambarkan pada diagram berikut :

                   Diagram alur tahapan analisa kebutuhan diklat

1.      Infokus adalah melakukan analisa kebutuhan diklat terlebih dahulu ditentukan konteks fokus kegiatan, dalam kegiatan ini hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : Mengapa AKD dilakukan, cakupan AKD, Solusi yang diharapkan, Sumber informasi, catatan atau bukti dan lain-lain. Fokus AKD umumnya menyangkut masalah kinerja yang meliputi produksi, motivasi kerja, sikap, efisiensi selain itu adanya inovasi baru dalam sistem dan teknologi.

2.      Formulasi Objek (Masalah) adalah menentukan konteks fokus kegiatan diatas. Dalam tahap ini analisa kebutuhan diklat menetapkan tujuan AKD, bahan-bahan yang ada dapat dipergunakan untuk menyusun tujuan AKD dan dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam langkah selanjutnya.

3.      Manajemen Alat dan Metoda adalah menentukan metoda dan peralatan yang akan digunakan dalam AKD, misalnya interview, observasi lapangan, survey dengan kuisioner. Setelah tahap tersebut adalah membuat instrumen yang digunakan untuk pengumpulan data baik pedoman interview dan kuisioner lapangan. Dan pelu di ketahui siapa yang menjadi responden dan latar belakangnya.

4.      Pengumpulan Data adalah pengumpulan data primer atau sekunder dimana data tersebut dapat diambil dari laporan tahunan, bulanan atau mingguan struktur organisasi dan masalah yang dihadapi organisasi. Data Primer dapat diambil dari hasil wawancara yang didapat dari observasi dan survey.

5.      Analisa Data adalah tahap yang dilakukan bila data telah terkumpul baik data primer dan sekunder. Data tersebut dianalisa sesuai dengan teknik dan pendekatan yang digunakan. Analis dimulai dari tabulasi data.

6.      Interpretasi Data adalah mengambil formulasi kesimpulan dari hasil analisa data yang dilakukan dengan mempertimbangkan faktor yang berpengaruh. Namun hasil ini belum bisa langsung diterima dan harus dikonfirmasikan dengan pihak terkait.

7.      Pelaporan adalah tahap terakhir rangkaian kegiatan mengenai kesimpulan hasil analisa mengenai kebutuhan diklat. Ada beberapa hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : Siapa yang menggunakan hasil analisa, Informasi yang dimasukkan dalam laporan, Pengerjaan laporan.