Kesenjangan Diklat

MENELITI KESENJANGAN

Tahap pertama yang dilakukan dalam analisis kebutuhan diklat adalah menentukan secara tepat, apakah kesenjangan itu? Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan investigasi pada dua sumber data yaitu:

1.     Sumber data yang menyediakan adanya bukti dan sifat kesenjangan.

Dalam menguji sifat actual dan permasalahan, kita harus yakin kebenaran informasi tersebut dan ini dapat diperoleh dari sumber data yang meliputi:

a.    Output pekerjaan yang nyata

b.    Bukti-bukti prodak

c.    Keluhan pelanggang

d.    Catatan tentang pegawai baru

e.    Catatan kehadiran

f.    Catatan keselamatan kerja

g.    Tuntutan serikat kerja

h.    Catatan tentang wawancara PHK

i.     Catatan kuantitatif lainnya tentang pelaksanaan tugas

j.     Catatan deskriptif lainnya tentang pelaksanaan tugas.

2.    Subjek sumber data yang memberikan pengertian, termasuk wawancara, kuesioner dan critical insiden.

a.    Manajer/supervisor

b.    Atasan pegawai tentang keterampilan pegawai

c.    Orang yang mengusulkan diklat

d.    Pemakai output keterampilan

e.    Pejabat penentu metode kerja

f.    Ahli bidang studi

g.    Pengukuran dan penentuan hasil kerja

h.    Desainer pekerjaan jabatan.

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

Ada berbagai teknik pengumpulan data yang dapat dilakukan dalam analisis kebutuhan diklat seperti:

a.    Intervieu pribadi

Digunakan untuk memperoleh gagasan yang lebih baik apa yang sedang terjadi dan mengidentifikasi detail apa yang di cari.

b.    Survey melalui telpon

Digunakan apabila orang yang bersangkutan memiliki kesibukan yang cukup tinggi sehingga untuk melakukan survey langsung.

c.    Survey melalui barang cetak seperti laporan atau informasi dalam bentuk dokumentasi.

d.    Riviu dokumen

e.    Riviu secara langsung output kerja

f.    Reviu langsung pelaksanaan pekerjaan.

Pengumpulan data dapat dilakukan secara bertahap.

LAPORAN

     Pada akhir kegiatan analisis kebutuhan diklat, maka kegiatan yang wajib dilakukan adalah menyusun laporan yang berkaitan dengan apa yang diperoleh atau temua-temuan dan rekomendasi yang diajukan dalam laporan yang dapat menjelaskan apakah hasil analisis kebutuhan yang dilakukan terhadap sumber daya manusia memerlukan pelatihan atau tidak sebagai bentuk pemecahan masalah dari analisis kebutuhan yang dilakukan pada lembaga atau perusahaan.

Format laporan hasil analisis kebutuhan diklat secara sistematis dapat diuraikan sebagai berikut:

·         Pendahuluan; berisi hal-hal yang terkait dengan pernyataan masalah, latar belakang, pengujian awal dan prosesdur yang dipergunakan untuk melaksanakan analisis kebutuhan.

·         Temuan; berisi hal-hal yang terkait dengan identifikasi masalah baik dalam pelaksanaan kerja maupun masalah lain namun terkait dengan pelaksanaan kerja, sebab-sebab permasalahan, hasil/akibat permasalahan dan pengaruh kepegawaian yang diakibatkan oleh masalah.

·         Alternative pemecahan masalah; menyangkut hal-hal yang terkait dengan penjelasan tentang pemecahan, perbandingan pemecahan dan masalah yang terkait dengan pemecahan masalah tersebut.

·         Rekomendasi pemecahan; masuk dalam pembahasan ini adalah deskripsi pemecahan secara mendetail, ratio untuk pemilihan pemecahan, dan populasi yang dipengaruhi oleh hasil keputusan.

·         Lingkup kegiatan dan jadwal; dalam kegiatan ini dilaporkan tentang deskripsi lingkup kegiatan, deskripsi hambatan yang dihadapi, sumber daya yang diperlukan dan jadwal yang diperkirakan.

·         Lampiran-lampiran; biasanya menyangkut biaya pelaksanaan analisis kebutuhan, alat-alat pengumpulan data dan data mentah dari analisis kebutuhan.

PENYUSUNAN KEBUTUHAN DIKLAT

Penyusunan kebutuhan diklat dilakukan setelah kita melakukan analisis kebutuhan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan kebutuhan diklat adalah sebagai berikut:

a.    Dasar penyusunan kebutuhan diklat, merupakan alasan atau pentingnya, hakekat diklat menyangkut kompetensi kerja pegawai dilihat dari perkembangan pelaksanaan tugas, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, perubahan kebijakan, dan kinerja pegawai saat ini yang tidak sesuai dengan tuntutan pelaksanaan tugas. Kebutuhan diklat disusun berdasarkan hasil penelitian yang sistematis dan dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja pegawai sesuai dengan tuntutan pelaksanaan tugas.

b.    Mengidentifikasi standar kerja pada tingkat organisasi dan pada tingkat pegawai, mengidentifikasi kinerja pegawai dengan menentukan cakupan kinerja yang akan diidentifikasi dan menentukan teknik pengumpulan data, dan mengidentifikasi dan merumuskan masalah, menemukan penyebab masalah, menentukan alternative pemecahan masalah dan menetapkan program diklat.